1. 3. 2013 Upozornění na pochybení výstavního výboru

 
DATUM: 1. 3. 2013, 21:17
 
Dozorčí rada výslovně upozorňuje na pochybení členů klubu pověřených členskou schůzí k pořádání klubových akcí, kteří nesou název "výstavní výbor". 
Pochybení se dopustili tito členové tím, že na opakované žádosti DR o dodání propozic na Speciální květnovou výstavu nereagovali, propozice nezaslali (viz předešlá korespondence).
Propozice na Speciální výstavu KABT 11. 5. 2013 byly zveřejněny na sociální síti dříve, než je výbor klubu (jako odpovědný statutární orgán) schválil a oficiálně zveřejnil na webové stránce klubu. Ke zveřejnění propozic došlo na FB  v den ( 28. 2. 2013), kdy byly zaslány společně s dotazy pouze na klubový e-mail (bulterierclub@email.cz), nikoliv jako žádost o jejich schválení. 
Důrazně upozorňujeme, že členové výstavního výboru jsou pověřeni členskou schůzí k pořádání výstav v souladu s platnými předpisy a řády ČMKU a musí dbát toho, aby spolupracovali s výborem klubu, který nese za pořádání výstav plnou zodpovědnost. 
Paní předsedkyně MVDr. Markéta Pacltová, ani paní místopředsedkyně Petra Fišerová, nebyla (jako statutární zástupce) požádána o schválení  zaslaných propozic a následné zveřejnění informací pro členy klubu na webových stránkách. 
Dále členové pověření k pořádání klubových akcí (také bez předešlého souhlasu) sami za sebe komunikují s paní Ing. Fialovou o změně konání výstavy, s výborem neprojednali termín uzávěrky přihlášek před výstavou, ani rozdíly v dokumentech pro cizince i Čechy, či propagační materiál, platbu částek v eurech, atd...
 
Dozorčí rada žádá "výstavní výbor" o odpovědi na tyto otázky:
 
1.    Proč nebyly propozice zaslány ke schválení výboru klubu před zveřejněním na sociální síti FB ?
2.    Proč nebyla zaslána žádost o zveřejnění propozic na oficiální webové stránky klubu před zveřejněním na sociální síti FB ? 
3.    Proč jsou rozdílné  dokumenty pro cizince a pro Čechy ?
4.    Kdo stanovil  uzávěrku přihlášek již tři týdny před výstavou, když je zažitým standardem klubu uzávěrka max. týden před akcí ?
5.    Podle jakého klíče byly nastaveny a schváleny částky v eurech?
6.    Bude umožněno zahraničním vystavovatelům platit korunou?
7.    Podle jakého klíče byl vybrán bulteriér na propagačním materiálu výstavy ?
8.    Je tento pes na zmíněném propagační materiálu českého původu ?
9.    Kdy a kdo tento propagační materiál za výbor schválil ?
10.  Proč nebyla zaslána žádost o změnu místa konání výstavy na výbor klubu, který jediný má právo komunikovat s paní Ing. Fialovou ?
 
Dozorčí rada se domnívá, že tato pochybení nebyla spáchána z nedbalosti, ale má důvodné podezření, které se opírá o předešlou korespondenci s "výstavním výborem", že se tak stalo úmyslně a "výstavní výbor" svými kroky záměrně nebere v úvahu ten fakt, že musí jednat v souladu s požadavky klubu a že za klubové akce nese plnou odpovědnost výbor, který jako statutární zástupce vše zastřešuje a v konečné podobě musí i vše schválit před zveřejněním jakýchkoliv informací.
Dozorčí rada výslovně upozorňuje na to, že pokud se bude situace opakovat a "výstavní výbor" i nadále nebude respektovat fakt, že za jakékoliv klubové akce nese odpovědnost plně výbor,  že je povinen jakékoliv propozice zasílat ke schválení, zahájí kárné řízení s jednotlivými členy. Pochybení se dopouští každý člen klubu, který  jedná vědomě proti zájmům klubu. Případné kárné řízení bude neveřejné.
 
Za DR
Mgr. Sylva Kristiánová, Zuzana Kopačková, Dana Sudová
 
P.S.
Závěrem poslední otázka:
Kde v Praze bude letní klubová výstava bez možnosti zadávání KV? Na oficiálních stránkách ČMKU (viz. odkaz https://cmku.cz/index2.php?stranka=vystavy&akce=detail&id=1371)  ?
Praha je široký pojem.
 

 

6. 3. 2013
Vážení členové výboru KABT!
 
Velmi nás mrzí Váš přístup. Jsme výstavní výbor jen chvíli, a možná i proto jsme od Vás čekali především podporu a ne neustálé napadání. Z Vaší strany však, bohužel, spíše než pomoc a rada jak věci napravit, přicházejí útoky.
 
Veškeré dokumenty jsme Vám zaslali ke kontrole. Uznáváme, že jsme měli vyčkat na odsouhlasení a Vaše vyjádření k nim. Zde jsme pravděpodobně udělali chybu. Vycházeli jsme ale z výčtu našich povinností, v nichž se o tomto konkrétním kroku nezmiňujete.
 
Komunikace mezi výborem klubu a výstavním výborem je velmi těžká. I když my se opravdu snažíme:
Místa konání výstav jsme Vám nahlásili včas. (Tyto změny jste pak Vy sami dokonce nechali vytisknout ve zpravodaji v lednu 2013). Proč nikdo z výboru klubu nepožádal o změnu ohlášených míst na ČMKU, není otázka pro nás. Tu my opravdu zodpovědět nedokážeme.
 
Jak máme zjistit, jaké přesně jsou povinnosti výstavního výboru, pokud jejich zveřejnění nelze nikde dohledat? Kde se můžeme dozvědět výčet všeho, co od nás výbor klubu vlastně vyžaduje a očekává?
I proto jsme Vás již na začátku žádali o upřesnění toho, co od nás potřebujete a vyžadujete. Nejsme si vědomi, že bychom cokoliv dělali (nebo nedělali) schválně, a velmi nás mrzí, že nám toto neustále podsouváte.
 
Dle výboru klubu je výčet našich povinností takový:
 
  Výstavní výbor je zvolen za účelem pořádání speciálních a klubových výstav.
  Výstavní výbor je povinen respektovat vyjádření výboru a dozorčí rady, protože jen tento nese plnou zodpovědnost za celý klub a pořádání výstav, případné pochybení při konání výstav bude muset řešit ČMKU s výborem klubu.
  Výstavní výbor musí zabezpečit zveřejnění informací k pořádání speciálních a klubových výstav ve Zpravodaji, včetně přihlášek na tyto akce.
  Výstavní výbor musí zabezpečit, aby hlavní rozhodčí byl české národnosti (z důvodu nutnosti podání hlášení hlavního rozhodčího), bývá to zpravidla ten, kdo posuzuje svod.
  Výstavní výbor připravuje podklady pro hlášení o průběhu výstavy (ke stažení na webu ČMKU).
  Výstavní výbor vybírá místa konání výstavy v souladu s doporučením výboru.
  Samotná organizace výstavy:
  Výstavní výbor zajistí péči o rozhodčí, vyzvednutí na letišti (pokud nedojede sám), ubytování, doprovod.
  Výstavní výbor připraví richterbook.
  Výstavní výbor zajistí výrobu razítek - klubová výstava a razítka se jmény rozhodčích.
  Výstavní výbor zajistí přípravu výstavních posudků.
  Výstavní výbor zajistí personál kruhu a jeho přípravu. Na úhradu letenek, pobytu apod. u čehož není osobně přítomna p. Petra Fišerová (ekonomka KABT), je možno zažádat o zálohu, která se následně vyúčtuje.
  Výstavní výbor objedná poháry, zpravidla dle přijatých přihlášek (vzhledem k vyšší částce stačí zaslat výboru cenovou kalkulaci ke schválení, reakce bude obratem, vzhledem k časové tísni).
  Výstavní výbor zajistí kartičky CAC a po skončení také odeslání potřebných hlášení ČMKU (přehled získaných titulů, zpráva o průběhu výstavy, hlášení hlavního rozhodčího, richterbook a katalog).
  Výstavní výbor zajistí sponzory, (nutno ale spolupracovat s výborem, sponzoři většinou chtějí podepsat smlouvy o spolupráci).
  Výstavní výbor vypracuje výsledky výstav za účelem aktualizace webových stránek klubu.“
  
Snažíme se postupovat podle jednotlivých bodů podle tohoto mailu.
 
- u přihlášek jsme vycházeli z předchozích let, propozice jsme se snažili upravit tak, aby byly pro všechny zřetelné, jednoznačné a klub ochránily před možnými problémy
 
- o sponzoringu nemáme stále rozhodnuto. Sponzora jsme sice již zajistili, ale stále se snažíme najít pro klub výhodnější variantu. O smlouvu nás žádný z oslovených potenciálních sponzorů nežádal, proto jsme ji zatím ani neřešili. Jestliže KABT chce podepisovat smlouvy o sponzoringu, žádáme o zaslání jejich vzorů!
 
- co se soutěže testovaných týká, komunikujeme s paní Vrůblovou. Vzhledem k nastalé situaci ale netušíme, zda s ní smíme komunikovat přímo, nebo pouze prostřednictvím výboru klubu. Žádáme proto výbor o jasné stanovisko k této otázce.
 
- datum uzávěrky přihlášek jsme stanovili na 30.4.2013 z toho důvodu, že 1.5.2013 a 8.5.2013 jsou státní svátky. Předpokládáme, že pokud budou přihlášky odeslány poštou nejpozději 30.4.2013, měly by být všechny doručeny do 6.5.2013. Následující den - 7.5.2013 - můžeme kompletně zpracovat katalog (8.5.2013 je již zmíněný státní svátek) a 9.5.2013 ho dát do tisku.
Obě květnové středy před výstavou jsou státní svátky a my musíme počítat se všemi variantami.
Přihlášky zaslané emailem by bylo eventuelně možné zpracovávat až do 03.05. Navrhujeme ale ponechat tuto možnost až k pozdějšímu zveřejnění – jako prodloužení uzávěrky.
 
Leták je neexistující pes – bulterier v klasické barvě se znaky pro plemeno typickými. Chtěli jsme vytvořit něco nového, nezvyklého, pro české výstavy netradičního, co zaujme každého návštěvníka webových stránek. Pokud se leták v této podobě členům výboru KABT nelíbí, nabízíme druhou variantu jen s logem klubu.
 
Na sociální síti Facebook jsme založili profil s názvem Výstavní výbor. Měl by sloužit k rychlé komunikaci mezi zájemci o výstavu a jejími organizátory, k zodpovídání otázek, které by jinak zbytečně plnily emailovou schránku klubu a zatěžovaly členy výboru klubu nutným přeposíláním na mail výstavního výboru. Dnes už asi není potřeba nikomu zdůrazňovat, že na FB má účet obrovské množství lidí a všechny informace se zde šíří velmi rychle a efektivně.
Vy užíváte slovní spojení výstavní výbor v uvozovkách, takže se lze domnívat, že to není chráněný název a je možné ho pro vytvoření výše zmíněného účtu volně použít. Smíme ale dát do profilu logo KABT?
 
Místo pro konání červencové výstavy u Prahy upřesníme do konce týdne. Žádáme Vás jen o následné nahlášení této změny na ČMKU.
 
Rádi bychom Vás touto cestou požádali také o odpověď na předešlý e-mail. Především o - pro nás zcela zásadní – informaci o datech, kdy zpravodaje vyjdou (děkujeme paní Fišerové za zaslání uzávěrek). Musíme připravit propozice pro červencovou a zářijovou výstavu a doložit je včas k příslušným zpravodajům.
  
Opravdu je nám líto, jak reagujete. My chceme (a snažíme se) udělat svou práci co možná nejlépe, ke spokojenosti všech členů. Uvítáme každou Vaši dobře míněnou radu!
 
Chtěli bychom do budoucna předejít dalším zbytečným nedorozuměním, dohadům a sporům o kompetence, proto znovu žádáme o ucelený email s přesně definovanými povinnostmi výstavního výboru a jasně vyjádřenými požadavky výboru klubu vůči výstavnímu výboru.
  
Žádáme o uveřejnění na stránkách KABT. Prosíme o zachování odrážek, písma a velikosti
 
Výstavní výbor

6. 3. 2013
Dobrý den, 
pročetla jsem si naši vzájemnou korespondenci a nikde nemohu najít výrazy pro neustálé napadání, jak vy píšete.
Prosím, zkopírujte a přepošlete nám věty, které vnímáte jako napadání, abychom se podobných vět mohli vyvarovat. Napište, prosím, jak Vás máme informovat o důležitých věcech, aby to nevyznělo jako napadání.
Děkuji DR
 
6. 3. 2013
Dobrý den,
ještě jedna drobná připomínka se týká toho, že dne 23. 1. 2013 byl na e-mail "výstavního výboru" zaslán dokument sepsaný DR, ve kterém se píší povinnosti výstavního výboru v souladu s řádem ČMKU a specifikacemi pro náš klub. Zde je mimo jiné zmínka o tom, že za jakékoliv akce klubu nese zodpovědnost statutární orgán...cituji:
Výstavní výbor je povinen respektovat vyjádření výboru a dozorčí rady, protože jen tento nese plnou zodpovědnost za celý klub a pořádání výstav, případné pochybení při konání výstav bude muset řešit ČMKU s výborem klubu. 
Co se týká míst konání výstav...cituji: Výstavní výbor vybírá místa konání výstavy v souladu s doporučením výboru.
 
Kompletní dokument navržený a sepsaný DR ( projednán a odsouhlasen výborem klubu ) zde:
https://www.bulterierclub.com/index.php?option=com_content&view=article&id=511
 
Věřím, že celá situace je jen nedorozuměním a v budoucnosti bude lepší koordinace v přípravách klubových akcí.
 
S pozdravem za DR
Mgr. Sylva Kristiánová

6. 3. 2013
Dobrý den,
na vaše dotazy jsme odpověděli v ranním emailu a požádali bychom tedy o další odsouhlasení a Vaše pokyny:
 
1)      Přihlášky: správnou výši platby máme kontrolovat my (výstavní výbor) spolu s přihláškou? Pokud ano, požádali bychom o seznam členů pro rok 2013.
 
2)      Platby pro zahraniční účastníky: umožníte platbu v eurech na váš účet? (pokud ano, prosím o doplnění všech náležitosti pro mezinárodní převod - IBAN, Swift apod.). Nebo je možná pouze platba na místě u paní Fišerové?
 
3)      Cena za reklamu ve výstavním katalogu – žádáme o určení částky.
 
4)      Cena v případě, že někdo bude chtít umístit na výstavu stánek – žádáme o určení částky.
 
5)      V případě, že bude mít někdo o stánek zájem, je potřeba nám (výstavnímu výboru) dát vědět s dostatečným předstihem, abychom probrali s majiteli prostor (jedná se o uzavřený areál).
 
6)      Požádali bychom Vás o potvrzení místa pro klubovou výstavu 07/2013 Praha – Konopiště na ČMKU. Poté prosíme o pokyn, že můžeme založit událost.
 
7)      Zároveň žádáme o doplnění místa do seznamu výstav na webové stránky klubu.
 
K poznámce pí. Kopačkové (za DR) z dnešního rána: 
 
1)      Jsme samozřejmě připraveni upravit platby podle požadavků DR. Vzhledem k pohyblivosti kurzu si ale nedovolíme přepočítávat kurz dva měsíce před výstavou. Žádáme proto výbor klubu o stanovení požadované výše platby. Dovolujeme si upozornit, že pokud bude upravena platba pro zahraniční účastníky, sníží se předpokládaný příjem klubu ze Speciální výstavy. Navíc, jestliže dojde k pohybu kurzu eura vůči koruně (což s ohledem na turbulence v ekonomice nelze zcela vyloučit), bude výsledný příjem dále snížen.
 
Prosíme o vyjádření pokladníka klubu - paní Fišerové k této konkrétní otázce!
 
2)      Termíny uzávěrek jsme vysvětlili v předešlém emailu.
 
S pozdravem Výstavní Výbor
souhlasíme s uveřejněním ve stejném znění, písmo, úprava, odrážky

6. 3. 2013
Dobrý večer,
pokud mohu poradit,nabídněte svým sponzorům reklamu ve zpravodaji (zdarma),také možnost rozdávání letáků, fotografie z akce a vyvěšení baneru při sponzorované akci.
Co se týká smluv se sponzory tak je to různé, někteří chtějí smlouvy, jiní ne.Smlouvy o sponzorství posílají sponzoři své vlastní.
Většinou se jedná o sponzory, kteří dají sponzorský dar zdarma a ve smlouvách mají částku, jakou má dar hodnotu a podmínky, za které je našemu KABT dávají. V případě nedodržení smlouvy hrozí KABT vymáhání firmou celé částky sponzorského daru, která je uvedena ve smlouvě.
Smlouvu o sponzorství nechtějí většinou ty firmy, které chtějí  uhradit nějakou částku za dar a nebo firma, která již náš klub v minulosti sponzorova a ví, že veškeré její požadavky jsou plněny a mají zájem o další spolupráci.
 
S pozdravem
Vendula Hradecká

8. 3 2013
Dobrý den, paní Hradecká,
 
děkujeme za odpověď.
Pokud se se sponzorem domluvíme na písemné smlouvě, pošleme smlouvu ke schválení výboru, aby měla potřebné náležitosti.
Hezký den,
Výstavní výbor
 
11. 3. 2013
Dobrý den,
1)  ano, doklad o zaplacení by měl být přílohou přihlášky. Pokud někdo napíše zaplatil převodem, stačí mi jen napsat zkontrolujte platbu. Před výstavou budu chtít seznam vystavovatelů, kde budeuvedno zda uhradil, nebo platí na místě.
2) platby zahranbičníc předem nééééé. Banka si učtuje nehorázné poplatky za převody z ciziny. Nevýhodné jak pro nás tak pro vystavovatele.
3) cena jao cve Zpravodaji 500,- pul strany a 1000,- celá, navrhuji tyto částky.
4) cena za stánek, jak jsem již psala. V minulosti jsme praktikovali třeba věnování nějakého zboží vítězům výstav a pod. záleží na tm, co to je za stánek. Jak budete mít nějakého zájemce kontaktujte mě a dohodneme se. Všichni zájemci o stánek by měli jít samozřejmě přes Vás , protože Vy jste organizátory výstavy. Mužeme se přece operativně dohodnout. Nejsem na emailu stále , pokud je něco akutního volejte mi. Nemám problém se spoluprací s Vámi.
5) viz výše
6) za mě určitě ano, Konopiště je prověřeno a nikdy nebyl problém s provozovateli areálu.
 
Ještě kurzy. Jednoduše se uváděli ceny pro zahraniční pouze v Euro, pokud někdo chtěl platit v českých a stalo se to tak snad jednou u slováků, tak jsem prostě přepočetla aktuání kurz Eura na CZK. Když platili zahraniční členi klubu platili vždy v Kč (taktéž se jedná max. o slováky).
 
Takže vše.
Zdravím
Fišerová